Consolas Wii, mesas de billar y rompecabezas en la oficina. ¿el mundo se enloqueció?

Las zonas de esparcimiento llegaron para quedarse. Cada vez más compañías deciden incluir en el diseño de sus oficinas corporativas espacios donde los empleados pueden tomar un descanso, olvidarse por un momento de sus obligaciones, tomar un respiro para después, volver a sus labores. Televisores con consolas Wii, mesas de billar, hamacas, juegos de mesa, son elementos que pueden encontrarse en estos lugares. 

Mientras las empresas invierten dinero adecuando estos espacios, la pregunta que surge es: ¿los empleados si hacen uso de las zonas de esparcimiento? O, por el contrario, ¿son metros cuadrados desperdiciados que podrían aprovecharse mejor, por ejemplo, en una sala de juntas? Inicialmente, la respuesta sería que sí. ¿Quién no sueña con tener un Wii en la oficina y poder jugar un campeonato de tenis con sus compañeros? Sin embargo, si nos detenemos en la pregunta y analizamos los comportamientos de los empleados de algunas compañías que ya han implementado estos espacios, dar un respuesta rotunda, no es tan sencillo. 

En una entrevista reciente, un empleado de una prestigiosa compañía colombiana que remodeló sus oficinas este año, cuando le pregunté si utilizaba la zona de esparcimiento, me respondió: “no me parece que esté bien jugar Wii en la oficina; hay cosas que solo se hacen en la casa y cosas que solo se hacen en la oficina”.

Como él, muchas otras personas piensan que en la oficina se trabaja y en la casa se descansa. A ningún empleado le gustaría que su jefe lo viera armando un rompecabezas en horas laborales, o jugando un partido de tenis en el Wii, mientras en su escritorio tiene pendiente un informe que tiene que entregar al final del día. En la oficina se trabaja, indiscutiblemente. Sin embargo, si nos trasladamos a otra empresa, la opinión de los empleados es muy distinta. En un grupo focal, cuando preguntamos sobre las zonas de esparcimiento, la reacción general de los participantes, fue muy positiva: la mayoría hace uso del “Thinking Room” y consideran que es un espacio que promueve la integración entre los empleados, pues muchos aprovechan para interactuar con personas de otras áreas. Además, allí pueden descansar, desestresarse e, incluso dormir. Los campeonatos de Wii son muy comunes a la hora del almuerzo y, a veces, después de la hora de salida, algunos se quedan en la oficina y aprovechan para jugar.

¿Qué factores llevan a que la percepción sobre estos ambientes, sea tan diferente entre los empleados de estas dos compañías? En principio, hay cuatro factores fundamentales que pueden marcar la diferencia en el momento en que una compañía decide renovar sus instalaciones e incluir este tipo de espacios. 

Es importante recordar que aun cuando la tendencia en diseño sea la de incluir espacios de esparcimiento con ciertos atributos (un televisor, videojuegos, una mesa de billar), ésta no es la única respuesta. Es necesario entender la cultura organizacional y el perfil de los empleados para desarrollar el ambiente más apropiado. Por ejemplo, la edad promedio de la fuerza laboral, podría dar una luz sobre cómo diseñar el ambiente. Vale la pena pensar si los empleados apreciarían más un sitio donde informarse sobre las últimas noticias del negocio, o más bien un lugar donde puedan jugar y distraerse. En el primer caso, la respuesta sería una hemeroteca con un par de sillas cómodas; en el segundo, un televisor, con una consola y varios videojuegos.

Para determinar cuál es el diseño ideal, el involucramiento de los empleados es esencial. No se trata de hacer un buzón de sugerencias en donde todos opinen y propongan las cosas más descabelladas. Por el contario, resultaría más adecuado realizar un análisis sobre la cultura organizacional, es decir conocer los detalles de la interacción diaria entre el personal: los valores que comparten, los símbolos, el lenguaje, los rituales, las normas informales. La información recolectada a partir de este análisis será mucho más útil que lo que digan los libros sobre tendencias, productividad, eficiencia y diseño.

Una vez tomada la decisión sobre el diseño de las oficinas, es importante gestionar y comunicar el cambio entre los empleados. Algo es cierto y es que todos nos resistimos a los cambios, por buenos que parezcan. Además, lo más probable es que, la mayoría de los empleados vaya a pasar de una oficina tradicional (oficinas privadas, pocas zonas de socialización) a una donde, en general, el ambiente es más abierto. Por esta razón, es fundamental, socializar con los trabajadores no sólo la razón de ser de estos espacios, sino la manera en que pueden utilizarlos (en qué momento del día, dónde encontrarán los controles de las consolas, los juegos, los tacos y las bolas de billar). 

Por último, pero no menos importante, es necesario que los empleados se sientan en la libertad de hacer uso de estos espacios. Un jefe mirando el reloj cada vez que ve a alguien en estos espacios, mandaría el mensaje equivocado y constreñiría a los empleados a utilizarlos. Por el contrario, un jefe que de vez en cuando se acerque a jugar una partida de tenis en el Wii, los motivaría a seguir utilizándolos de manera adecuada. Así, los espacios de esparcimiento no se convertirán en metros cuadrados desperdiciados.