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Los ocho retos que enfrenta la industria del diseño de oficinas corporativas.

Estamos viviendo una época de cambios a gran escala y la industria del Diseño de oficinas corporativas no es una excepción. ¿Qué retos enfrenta esta industria? ¿Qué retos enfrentan los directivos de las diferentes compañías que buscan atraer y retener a su mejor talento por medio del diseño?

Desde hace unos años, los conceptos y tendencias aplicadas en el diseño de oficinas corporativas han venido evolucionando. Hemos visto como los cubículos y las oficinas privadas desaparecen y le dan paso a espacios más abiertos y colaborativos. Actualmente, la industria enfrenta ocho retos, que se han venido discutiendo en diferentes esferas. La conclusión a la que se ha llegado es que no hay una receta única en cuanto a la flexibilidad, la movilidad y los espacios de colaboración. Cada compañía tiene una manera de hacer las cosas y el espacio debe estar alineado a estas estrategias de trabajo. Para una empresa, el teletrabajo puede ser la opción más acertada, mientras que para otra la solución puede ser tener puestos no asignados. Sea cual sea, las compañías deben analizar cuidadosamente las diferentes opciones y escoger la que más se adapte a su cultura organizacional. 

¿Cuáles son esos retos a los que diseñadores, arquitectos y directivos deben prestarles atención?

El primer reto, la movilidad, asunto muy debatido en el último año, no puede tomarse muy a la ligera. Muchas compañías han implementado programas de teletrabajo en los que sus colaboradores pueden escoger el lugar donde trabajan, ya sea en sus casas u oficina. Algunas investigaciones han concluido que la flexibilidad tiene un gran impacto en el aumento de la productividad y la satisfacción; sin embargo, otros estudios argumentan que la proximidad física entre colaboradores es fundamental para el cumplimiento de los objetivos de la compañía. Ningún extremo es bueno, y antes de tomar cualquier decisión es importante analizar las metas de la empresa, así como su cultura, para decidir si esta forma de trabajo soporta sus procesos.

En segundo lugar, el debate de la oficina abierta, ha tomado mucha fuerza en los últimos meses. En publicaciones prestigiosas como The New Yorker, se han publicado diversos artículos a favor y en contra de las oficinas de planta abierta. Los detractores argumentan el alto nivel de ruido y las múltiples distracciones; quienes están a favor nombran, entre otras cosas, la disminución de metros cuadrados, las ventajas medioambientales y el aumento del trabajo colaborativo. Las dos posiciones tienen algo de razón. Son tan importantes tanto los espacios de colaboración, abiertos y disponibles para todos, como los espacios de concentración, que pueden ser cabinas telefónicas o salas de reunión pequeñas. 

En la misma línea, se encuentra el siguiente reto: la creación de espacios de colaboración adecuados. Muchos estudios han concluido que este tipo de espacios fomenta el intercambio de conocimiento y aumenta la productividad y la innovación. Algunas estrategias para fomentar el trabajo colaborativo son: ubicar espacios de reunión cerca a los grupos de trabajo, en vez de centralizarlos en un piso; proveer múltiples tipos de espacios para la colaboración como salas de reunión formal e informal, salas de proyectos, salas de ideación, entre otros; diseñar espacios de reunión pequeños (entre 4 y  6 personas), pues se ha logrado determinar que el promedio de personas por reunión no sobrepasa los seis, en la mayoría de los casos.

El encuentro de cuatro generaciones distintas en un mismo espacio, representa un gran reto para las compañías. Cada generación tiene expectativas, objetivos y formas de trabajar muy distintas. Mientras los “Baby Boomers” prefieren una distribución muy tradicional (oficinas cerradas, cubículos), quienes hacen parte de la generación Y, se inclinan por los espacios que fomentan el trabajo colaborativo, con una distribución abierta. El reto, por lo tanto, es el de diseñar espacios que soporten las diferentes formas de trabajar, pero que sean lo suficientemente flexibles para acomodar a las generaciones venideras.

Por otro lado, cada vez más las compañías están comprometidas no sólo con promover la salud y el bienestar de los empleados, también con el cuidado del medio ambiente. De hecho, diseñar espacios sostenibles ha dejado de ser una opción, para convertirse en mínimo no negociable. Ofrecer espacios con acceso a luz y ventilación natural, mobiliario ergonómico, estrategias de ahorro de energía y agua, espacios como gimnasios, cafeterías con opciones saludables, acceso a bicicletas y medios de transporte alternativos, son algunas de las estrategias que se están desarrollando al interior de las oficinas. Algunos estudios concluyen, que las nuevas generaciones consideran este tipo de factores a la hora de aceptar o rechazar una oferta laboral. Es un reto para las compañías, entonces, incluir esto en su estrategia para atraer y retener al mejor talento.

El sexto reto para las compañías es la integración de las nuevas tecnologías al trabajo diario. Para nadie es un secreto que la tecnología se ha convertido en un elemento fundamental para la consecución efectiva de los objetivos del negocio. El reto, por lo tanto, no es simplemente incorporar los nuevos dispositivos tecnológicos en el espacio, es también brindar las herramientas necesarias para que las personas puedan trabajar desde cualquier lugar, acceder a la información de manera remota y desde cualquier dispositivo, ya sea un celular inteligente, una tableta, o un computador portátil. Igualmente, es necesario informar y entrenar a todos los colaboradores para garantizar un uso eficiente y efectivo de la tecnología.

En este orden de ideas, en los últimos años se ha hecho un gran énfasis en el hecho de mantener el compromiso de los colaboradores en un nivel alto. Entre otras actividades, se han desarrollado campañas y estrategias de gestión del cambio para mantener a todos informados sobre cambios que se hagan al interior de las compañías, desde la remodelación de los espacios, hasta un cambio en los procesos. Campañas de comunicación permanente con los diferentes grupos de trabajo, entrenamiento y capacitaciones son algunas de las estrategias que las compañías utilizan para mantener a sus equipos comprometidos. Según algunos estudios, quienes están comprometidos, no solo con la compañía, sino con su cargo, son más productivos.

Por último, el gran reto, no solo de las compañías, sino también de las empresas especializadas en el diseño de espacios corporativos, es crear un ambiente de trabajo que esté alineado con la estrategia del negocio y que sea una herramienta para conseguirlos. La compra o alquiler de una oficina, así como la remodelación de los espacios es una gran inversión, así que cada metro cuadrado debe ser cuidadosamente diseñado para que soporte la cultura organizacional y la forma de trabajar de la compañía. Un diagnóstico pre y post ocupación puede ser de gran utilidad para hacer seguimiento al retorno de la inversión, una vez se cuente con las nuevas oficinas.

Entender profundamente las necesidades y procesos de cada compañía es el primer paso para superar estos ocho retos y entregar un proyecto único que se adapte no solo a la estrategia del negocio, también a la cultura organizacional.