Trabajo es lo que haces, no a dónde vas a hacerlo

La tecnología ha permitido que el trabajo ya no esté anclado a un escritorio. Hoy en día, los empleados pueden conectarse a la nube y trabajar desde un tren, una cafetería, la casa o la oficina de un cliente. A raíz de esto, varias compañías han optado por implementar una nueva forma de trabajo llamada “hot-desking”, donde el empleado reserva una estación y la libera una vez haya terminado. Según algunos estudios, este sistema reduce el espacio de oficinas hasta el 50%. Conozca las ventajas y desventajas del “hot-desking” y analice si en su empresa se podría implementar.

Imagínese este escenario: Catalina trabaja en el departamento de ventas de una compañía de producción masiva. Su trabajo se mide por el número de ventas que haga durante el mes, por lo que Catalina pasa, la mayoría del tiempo, en la calle, visitando clientes potenciales. Un par de veces a la semana tiene que ir a la sede principal de la compañía a llevar informes de su trabajo y a algunas reuniones con sus compañeros y su jefe. Catalina llega a la oficina, se dirige la zona donde encuentra los casilleros para guardar sus artículos personales y donde puede hacer uso de un “hotbox” o cajonera con ruedas donde guarda sus elementos de trabajo y documentos. Allí mismo hay una pantalla táctil donde se proyecta el plano del piso y donde Catalina puede mirar que estaciones de trabajo están disponibles, escoge el lugar donde quiere trabajar hoy, lo reserva y, posteriormente se dirige hasta allá, prende el computador, escribe su usuario y su contraseña y tiene acceso a toda su información. Al final de la tarde, recoge sus documentos, deja limpia la superficie, lleva la cajonera a su lugar, recoge sus pertenencias y sale para su casa. Al otro día, alguien más utilizará el puesto donde esa tarde estuvo Catalina.

Esta modalidad de trabajo, conocida como “hot-desking”, es una solución que algunas empresas han utilizado para ahorrar recursos financieros en el alquiler de bienes raíces y disminuir sus metros cuadrados hasta en un 50%. Sus ventajas y desventajas son infinitas y su éxito depende de la forma como implemente en cada compañía. Si usted está pensando en llevar a cabo esta nueva forma de trabajar, debe tener en cuenta algunos factores, antes de tomar cualquier decisión: a) no todos los empleados pueden trabajar en “hot-desking”, pues hay cargos que requieren que la persona esté su puesto de trabajo, consultando material y relacionándose con colegas que deben estar cerca; b) se requiere un apoyo tecnológico importante que permita la reservación de los puestos de trabajo, el acceso a la información personal desde cualquier estación y el hecho de poder contactar a los colaboradores en cualquier lugar de la oficina (esto quiere decir que los teléfonos fijos y las extensiones tienden a ser reemplazadas por teléfonos celulares corporativos); c) debe existir una cultura organizacional fuerte que soporte esta forma de trabajo, de lo contrario puede fracasar, así la compañía cuente con la infraestructura adecuada.

Las ventajas de esta forma de trabajo son tan numerosas como las desventajas y, como ya dijimos, el éxito está en la manera como se implemente. Por un lado, la compañía puede ahorrar una cantidad importante de recursos financieros al tener que alquilar menos metros cuadrados; por otro lado, las ventajas son numerosas para los empleados: la comunicación entre equipos y colegas aumenta, pues cada día las personas se sientan junto a otras, los tiempos de respuesta disminuyen al poder escoger, según la tarea del día, junto a quien sentarse y, por lo tanto, aumenta la colaboración entre empleados y se fortalece la cultura organizacional. Por el contrario, la mayor desventaja se refiere al tiempo que las personas deberán dedicar tanto en la mañana, como en la tarde en ajustar y arreglar su puesto de trabajo, para que alguien más pueda llegar al siguiente día y utilizar el escritorio sin problema. También, es probable que algunos días la demanda de escritorios sea muy alta y quienes lleguen tarde, no puedan acceder a un puesto o que software específicos como AutoCad o SPSS tengan que instalarse en todos los computadores.

Es claro que el “hot-desking” está ganando cada vez más adeptos. Sin embargo, es importante hacer un análisis profundo antes de tomar la decisión de llevar a parte de sus colaboradores a esta modalidad de trabajo; no todos se sentirán cómodos al respecto y su compañía puede perder recursos importantes, en vez de ahorrárselos.